İthalat ve ihracat sözleşmesi hazırlama süreci, tarafların yalnızca ürün ve fiyat üzerinde anlaşmasından daha kapsamlıdır. Teslim noktası, ödeme koşulları, gerekli belgeler, kalite ölçütleri ve sorun yaşandığında izlenecek yol açıkça belirlenmelidir. İyi hazırlanmış bir sözleşme, satış görüşmesindeki beklentileri uygulanabilir bir operasyon planına dönüştürür.
Her işlem için aynı metnin kullanılması uygun olmayabilir. Standart tekstil ürünü satışıyla özel üretim makine alımı; yaş meyve sevkiyatıyla kimyasal hammadde tedariki farklı hükümler gerektirebilir. Sözleşmenin hukuki geçerliliği ve yaptırımları uygulanacak hukuka bağlı olduğundan son metin işlem özelinde hukukçu tarafından incelenmelidir.
İthalat ve ihracat sözleşmesi neyi kapsamalı?
Sözleşme; kimin, neyi, hangi özelliklerle, ne zaman ve hangi koşullarda teslim edeceğini açıklamalıdır. Bedelin nasıl ödeneceği ve belgelerin kim tarafından hazırlanacağı da aynı bütünlük içinde ele alınmalıdır.
Hazırlık sırasında şu başlıklar üzerinden ilerlenebilir:
- Tarafların kimliği ve temsil yetkileri.
- Ürün tanımı, miktar ve teknik özellikler.
- Fiyat, para birimi ve ödeme planı.
- Teslim şekli, teslim noktası ve takvim.
- Ambalaj, taşıma ve sigorta sorumlulukları.
- Belge, izin ve uygunluk işlemleri.
- Kontrol, kabul, garanti ve aykırılık yönetimi.
- Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlık çözümü.
Bu liste, bütün maddelerin her sözleşmede aynı biçimde zorunlu olduğu anlamına gelmez. İşlemin niteliğine göre kapsam genişletilmeli veya sadeleştirilmelidir.
Taraf bilgileri ve imza yetkisi
Sözleşmede ticari unvan, adres ve tarafı tanımlayan kayıt bilgileri doğru kullanılmalıdır. Görüşmeleri yürüten kişiyle sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişi aynı olmayabilir. Temsil yetkisi, ilgili ülkenin kayıt ve belgeleri üzerinden kontrol edilmelidir.
Üretici, satıcı, ihracatçı ve ödeme yapılacak hesap sahibinin farklı olması mümkündür. Böyle bir yapı varsa roller açıklanmalı; sözleşme tarafı olmayan kişiye yapılacak ödemenin veya başka bir kuruluşun yapacağı teslimin nasıl değerlendirileceği belirlenmelidir.
Örneğin makineyi üreten kuruluşla satış faturası düzenleyen kuruluş farklıysa teknik destek, garanti ve belge temininden kimin sorumlu olduğu yazılmalıdır. Yalnızca satış temsilcisinin iletişim bilgisine dayanmak yeterli bir hazırlık değildir.
Ürün tanımı ve teknik şartname
Teknik şartname, teslim edilecek ürünün değerlendirilmesinde kullanılacak somut ölçütleri oluşturur. “Birinci kalite” veya “standart ürün” gibi ifadeler, tarafların aynı şeyi anladığını göstermeyebilir.
Ürüne göre aşağıdaki ayrıntılar düzenlenebilir:
- Model, ölçü, malzeme ve kullanım amacı.
- Kapasite, performans veya çalışma koşulları.
- Renk, beden, bileşim ve toleranslar.
- Yeni, kullanılmış veya yenileştirilmiş olma durumu.
- Aksesuarlar, yedek parçalar ve teslim kapsamı.
- Onaylanan numune, çizim veya ürün dosyası.
Örneğin bir pompa alımında yalnızca motor gücünü belirtmek yerine kullanım şartları ve beklenen performans açıklanabilir. Hazır giyimde ise kumaş bileşimi, beden dağılımı ve kabul edilen ölçü farklılıkları belirlenebilir.
Teknik eklerin tarih ve sürümü gösterilmeli, sonradan yapılan değişikliklerin hangi onayla geçerli olacağı düzenlenmelidir. Birden fazla belge varsa aralarındaki öncelik sırası açıklanmalıdır.
Miktar, fiyat ve para birimi
Satış birimi açık kullanılmalıdır. Adet, çift, takım, kilogram veya metre gibi birimler karıştırılmamalıdır. Miktar toleransı kararlaştırılacaksa bunun fiyat ve teslim yükümlülüğüne etkisi de gösterilmelidir.
Fiyatın hangi giderleri kapsadığı açıklanmalıdır. Ambalaj, taşıma, sigorta, kontrol ve kurulum bedelleri satış fiyatına dâhil olabilir veya ayrıca hesaplanabilir. Belirsiz bırakılan giderler sonradan toplam maliyeti değiştirebilir.
Örneğin bir makine teklifinde ekipman bedeli bulunurken devreye alma hizmeti ayrı olabilir. Bu durumda teknisyenin ulaşımı, çalışma kapsamı ve tesisin hazırlık sorumlulukları da görüşülmelidir.
Para birimi, fiyat değişikliği yöntemi ve varsa kurla bağlantılı hesaplamalar anlaşılır yazılmalıdır. Vergi ve gümrük yükümlülükleri ise yalnızca sözleşme fiyatı üzerinden varsayılmamalıdır.
Ödeme planı ve banka işlemleri
Peşin, mal mukabili, vesaik mukabili veya akreditifli ödeme seçimi sözleşmede açıklanmalıdır. Avans ve kalan bedel farklı aşamalarda ödenecekse her aşamanın koşulu belirtilmelidir.
“Sevkiyat öncesi ödeme” ifadesi tek başına yeterli olmayabilir. Sevkiyata hazır olma durumunun nasıl bildirileceği, hangi belgenin beklendiği ve ödemenin ne zaman tamamlanmış sayılacağı konuşulmalıdır.
Akreditif kullanılacaksa sözleşmeyle akreditif metninin uyumu kontrol edilmelidir. Talep edilen belgelerin düzenlenebilir olması ve üretim takvimiyle yükleme tarihlerinin örtüşmesi önemlidir. Banka masraflarının paylaşımı da ayrıca kararlaştırılmalıdır.
Hesap değişikliği bildirimlerinin nasıl doğrulanacağı belirlenebilir. Ödeme kayıtları ilgili sipariş ve faturayla ilişkilendirilerek saklanmalıdır.
Teslim şekli, risk ve mülkiyet
Teslim koşulları, yalnızca bir kısaltmadan oluşmamalıdır. Incoterms kullanılacaksa seçilen kural, ilgili yer veya liman ve sürüm birlikte belirtilmelidir. Gerçek yükleme ve teslim düzenine uygun seçim yapılmalıdır.
Incoterms kuralları maliyet, risk ve belirli yükümlülüklerin paylaşımını açıklar. Ödeme zamanı ve mülkiyetin geçişi ayrıca ele alınmalıdır. Navlunun satıcı tarafından ödenmesi, riskin mutlaka varışta geçtiği anlamına gelmez.
Örneğin ağır makinenin fabrikaya gönderilmesinde aracın tesise ulaşmasıyla makinenin boşaltılıp yerine yerleştirilmesi farklı hizmetlerdir. Sözleşme, hangi aşamanın teslim olarak kabul edildiğini açıklamalıdır.
nakliyat firmaları ile alınacak teklifler, sözleşmedeki teslim noktası ve hizmet kapsamıyla karşılaştırılabilir. Vinç, sabitleme, boşaltma ve tesis içi taşıma gibi işler ayrıca belirtilmelidir.
Takvim, ambalaj ve depolama
Üretimin tamamlanması, yüklemeye hazır olma, taşıyıcıya teslim ve nihai varış aynı tarih değildir. Sözleşmede hangi tarihin taahhüt edildiği açıkça yazılmalıdır. Kısmi sevkiyat veya aktarma planlanıyorsa bunun koşulları belirlenmelidir.
Ambalajın taşıma ve depolama şartlarına uygunluğu ürün özelinde açıklanabilir. Hassas cihazlarda darbe ve nem koruması; gıdada muhafaza koşulları; ağır ekipmanda taşıma ve kaldırma noktaları önem taşıyabilir.
Alıcının yükü zamanında kabul edememesi veya taşıma rezervasyonunun gecikmesi gibi durumlarda bildirim ve gider paylaşımı düzenlenmelidir. Ancak her bekleme bedelinin koşulsuz tek tarafa yüklenebileceği varsayılmamalıdır; uygulanacak hukuk ve somut koşullar incelenmelidir.
Belgeler, izinler ve gümrük sorumlulukları
Fatura, çeki listesi ve taşıma belgesi gibi ticari kayıtlarla ürüne bağlı izin ve uygunluk belgeleri ayrılmalıdır. Her belge için düzenleyen, temin eden, kontrol eden ve karşı tarafa ileten kişi belirlenebilir.
A.TR, EUR.1 ve menşe şahadetnamesi birbirinin yerine yazılmamalıdır. Ürünün sağlayabildiği şartlarla talep edilen belgenin işlevi uyuşmalıdır. Satıcının düzenleyemeyeceği bir belgeyi koşulsuz taahhüt etmesi önlenmelidir.
Türkiye’ye ithalatta gereken işlemler ile Türkiye’den ihracat şartları ayrı değerlendirilir. Hedef ülkenin giriş kuralları da kendi resmî kaynaklarından doğrulanmalıdır. Belge ve izin ihtiyacı; ürünün teknik niteliğine, kullanım amacına, GTİP’ine, menşeine ve rejime göre değişebilir.
Nakliyatilan.com üzerinden gümrükleme ve dış ticaret hizmetleri sunanlarla görüşürken sözleşmedeki belge ve operasyon maddeleri paylaşılabilir. Tarafların anlaşması, kamu kurumlarınca uygulanan izin veya denetim şartlarını ortadan kaldırmaz.
Kalite kontrolü, kabul ve aykırılık yönetimi
Kontrolün nerede, kim tarafından ve hangi ölçütlerle yapılacağı belirlenmelidir. Üretim öncesi numune onayı, yükleme öncesi inceleme ve teslim sonrası kontrol farklı aşamalardır.
Örneğin yaş meyve sevkiyatında ürün sınıfı ve muhafaza koşulları; endüstriyel cihazda ise performans testi ve kurulum şartları değerlendirilebilir. Kontrol raporunun hangi hususları doğruladığı açıklanmalıdır.
Eksiklik veya aykırılıkta bildirim yöntemi, inceleme imkânı ve kayıtların paylaşımı düzenlenebilir. Onarım, değişim, bedel düzeltmesi veya iade seçenekleri işlem özelinde ele alınmalıdır. Sözleşmedeki kabul ve bildirim hükümleri, uygulanacak hukukun emredici kurallarıyla birlikte incelenmelidir.
Taşıma sırasında oluşan hasarla ürünün üretim kusuru ayrılmalıdır. Fotoğraflar, teslim tutanakları, test kayıtları ve yazışmalar aynı dosyada tutulmalıdır.
Garanti, servis ve yedek parça
Özellikle makine ve ekipman satışında garanti kapsamı ile servis yükümlülüğü açık yazılmalıdır. Garanti başlangıcı, kapsanan parçalar, müdahale yöntemi ve karşılanacak giderler belirsiz bırakılmamalıdır.
Örneğin arızalı parçanın yurt dışına gönderilmesi gerekiyorsa söküm, taşıma ve yeniden kurulum organizasyonu görüşülmelidir. Garanti kapsamında ücretsiz parça sağlanması, ilgili gümrük işlemlerinin kendiliğinden ortadan kalktığı anlamına gelmez.
Kullanılmış ekipmanda mevcut durum, bilinen eksiklikler ve yapılan revizyonlar kayıt altına alınmalıdır. Satış ilanındaki genel ifadelerle teknik sözleşme eki arasında çelişki bulunmamalıdır.
Mücbir sebep, değişiklik ve sona erme
Sözleşmede olağan dışı olayların etkisi, bildirim yöntemi ve tarafların atacağı adımlar ele alınabilir. Bir olayın mücbir sebep oluşturup oluşturmadığı, sözleşme ve uygulanacak hukuka göre değerlendirilir.
Fiyat artışı, taşıma güçlüğü veya tedarik gecikmesinin her durumda aynı sonucu doğurduğu söylenmemelidir. Süre uzatımı, alternatif ifa veya sona erme koşulları açık ve birbiriyle uyumlu hazırlanmalıdır.
Sözleşme sona erdiğinde avans, tamamlanmış üretim, yoldaki yük ve tarafların elindeki belgelerin durumu da düzenlenmelidir. Yalnızca “sipariş iptal edilir” ifadesi operasyonun bütün sonuçlarını açıklamaz.
Uygulanacak hukuk ve uyuşmazlık çözümü
Uygulanacak hukuk ile uyuşmazlığın hangi mahkeme veya tahkim yolunda çözüleceği farklı konulardır. Hukuk seçimi yapılması, yetkili yargı yerini kendiliğinden belirlemez.
Uluslararası mal satışlarında CISG olarak bilinen Birleşmiş Milletler Milletlerarası Mal Satımına İlişkin Sözleşmeler Hakkında Antlaşmanın uygulanabilirliği de değerlendirilmelidir. CISG, şartları oluştuğunda satış ilişkisini düzenler; sözleşmenin geçerliliği ve mülkiyet üzerindeki etkisi gibi bütün konuları kapsamaz.
Mahkeme veya tahkim maddesi hazırlanırken birbiriyle çelişen yollar aynı metne gelişigüzel eklenmemelidir. Seçimin geçerliliği, maliyeti ve kararın uygulanabilirliği işlem ülkeleri bakımından hukukçu tarafından incelenmelidir.
İmza öncesi son kontrol
Satış, finans, teknik ve lojistik ekipleri aynı son metni incelemelidir. Sözleşme, teklif, sipariş onayı ve teknik eklerde farklı koşullar bulunuyorsa bunların önceliği belirlenmelidir.
- Ürün ve teslim kapsamı açık mı?
- Fiyat ve ödeme koşulları uygulanabilir mi?
- Belge ve izin sorumluları belli mi?
- Teslim noktası ve yükleme takvimi uyumlu mu?
- Kontrol, garanti ve uyuşmazlık maddeleri birlikte değerlendirildi mi?
Nakliyatilan.com üzerindeki nakliyat ilanları hazırlanırken sözleşmeye uygun taşıma, depolama ve operasyon ihtiyacı açıklanabilir. Platform, hizmet sağlayıcılarla bağlantı kurulmasını sağlar; sözleşmenin sonucuna ilişkin garanti vermez.
Dış ticaret sözleşmeleri hakkında sık sorulan sorular
Proforma fatura her durumda yeterli midir?
İşlemin kapsamı ve uygulanacak hukuk değerlendirilmelidir. Ayrıntılı yükümlülükler içeren satışlarda bütün koşulların açıkça düzenlenmesi önemlidir.
Incoterms ödeme zamanını belirler mi?
Hayır. Ödeme planı ve teslim koşulları ayrı kararlaştırılmalıdır.
Her sözleşmeye aynı belge listesi eklenebilir mi?
Hayır. Ürün, ülke ve rejime göre gereken belgeler değişir.
İki dilde sözleşmede neye dikkat edilmeli?
Metinler arasındaki anlam uyumu ve farklılık hâlinde hangi metnin esas alınacağı değerlendirilmelidir.
Standart sözleşme doğrudan kullanılabilir mi?
Şablon başlangıç sağlayabilir; ürün, ödeme, teslim ve hukuk koşulları somut işleme göre uyarlanmalıdır.
Dış ticaret operasyonu, belge hazırlama, gümrük müşavirliği veya uluslararası taşıma desteği arayanlar ile bu alanlarda hizmet verenler Nakliyatilan.com’a üye olarak ilan verebilir. Taraflar, ihtiyaçlarını paylaşarak platformdaki iletişim seçenekleri üzerinden bağlantı kurabilir.