Nakliye filoları için servis anlaşması, araçların bakım ihtiyaçlarını operasyon takvimiyle birlikte yönetmek ve hizmet koşullarını önceden belirlemek amacıyla hazırlanır. Anlaşmanın değeri yalnızca bakım bedelinde değil; hangi araçların kapsandığında, hangi işlemlerin yapılacağında, ilave işlerin nasıl onaylanacağında ve kayıtların nasıl paylaşılacağında ortaya çıkar. Aynı adla sunulan iki servis paketi farklı hizmetler içerebilir. Bu nedenle seçim, paket ismine veya sözlü vaatlere değil, araç bazında hazırlanmış yazılı kapsama dayanmalıdır.
Filonuz için ticari araç bakım ve yol yardım hizmetleri ararken planlı bakım, arıza onarımı ve yol desteği ihtiyaçlarını ayrı ayrı tanımlayın. Bu hizmetlerin tek anlaşmada bulunması mümkün olsa da birinin diğerini kendiliğinden kapsadığını varsaymayın.
Servis Anlaşması Öncesinde Filo İhtiyacı Nasıl Belirlenir?
İlk adım, anlaşmaya girecek araçların güncel listesini hazırlamaktır. Yalnızca toplam araç sayısını bildirmek, karşılaştırılabilir teklif almak için yeterli değildir. Araçların yaşı, kullanım yoğunluğu, teknik donanımı ve çalıştığı güzergâhlar servis ihtiyacını etkileyebilir. Aynı filodaki şehir içi dağıtım kamyoneti ile uzun yol çekicisinin bakım planı aynı kabul edilmemelidir.
- Plaka, şasi bilgisi, araç türü ve mevcut kilometre kaydı.
- Yıllık tahmini kullanım ve faaliyet gösterilen bölgeler.
- Önceki bakım kayıtları, bilinen eksikler ve devam eden arıza bildirimleri.
- Dorse, soğutma ünitesi ve araç üstü ekipmanların ayrı listesi.
- Araçların servise ayrılabileceği günler ve operasyon açısından kritik dönemler.
- İş emri açabilecek, ilave işlem onaylayabilecek ve teslim alabilecek kişiler.
Servisten, teklif öncesinde araçların mevcut durumunu nasıl değerlendireceğini açıklamasını isteyin. Başlangıçta tespit edilen eksiklerin anlaşmaya dâhil olup olmayacağı ayrıca belirtilmelidir. İlk inceleme sonucunda önerilen işler ile düzenli bakım döneminde karşılanacak hizmetler birbirine karıştırılmamalıdır.
Hizmet Türleri ve Kapsamları
Planlı Bakım Anlaşması
Planlı bakım anlaşması, ilgili araç için belirlenen bakım işlemlerinin takvim ve kullanım bilgileriyle birlikte yürütülmesine odaklanır. Teklifte hangi bakım işlemlerinin, işçiliklerin ve sarf malzemelerinin bulunduğu açıklanmalıdır. Bakım planının araca ait üretici dokümanları ve kullanım koşullarıyla nasıl ilişkilendirileceği sorulmalıdır. Bütün araçlar için tek bir kilometre veya zaman aralığı kabul edilmemelidir.
Bu seçenek, bakım randevularını düzenlemek isteyen işletmeler için değerlendirilebilir. Ancak planlı bakım paketinin beklenmedik arızaları, aşınan bütün parçaları veya çekici hizmetini karşıladığı düşünülmemelidir. Bakım sırasında bulunan ek bir sorunun nasıl raporlanacağı ve ayrı teklif gerektirip gerektirmeyeceği yazılmalıdır.
Bakım ve Belirlenmiş Onarım Kapsamlı Anlaşma
Bakımla birlikte belirli onarımları içeren anlaşmalarda, kapsanan sistemler ve parçalar daha ayrıntılı tanımlanmalıdır. Yalnızca belirli mekanik sistemleri kapsayan bir teklif ile daha geniş onarım kapsamı sunan teklif eşdeğer değildir. Aşınma kaynaklı işlemler, mevcut hasarlar ve başka bir arızanın sonucunda oluşan hasarlar bakımından koşullar ayrıca incelenmelidir.
“Onarımlar dâhil” ifadesi tek başına yeterli açıklama sayılmaz. Teşhis işçiliği, söküm sonrası değerlendirme, parça değişimi ve işlemin tamamlanması için gereken diğer çalışmaların durumu sorulmalıdır. Kapsam değerlendirmesinde kullanılacak kayıtlar ve anlaşmazlık hâlinde izlenecek inceleme süreci de belirlenmelidir.
Yol Desteği Eklenmiş Servis Anlaşması
Yol desteği içeren anlaşmalarda çağrının alınması, mobil servis yönlendirilmesi, yerinde değerlendirme ve gerektiğinde nakil organizasyonu ayrı hizmet kalemleri olarak ele alınmalıdır. Yardım organizasyonunun pakette bulunması, yol üzerindeki onarım işçiliğinin veya kullanılan parçaların da karşılandığı anlamına gelmeyebilir.
Hangi bölgelerde destek verildiğini, mesai dışı hizmet koşullarını ve anlaşmalı başka işletmelerin devreye girip girmediğini öğrenin. Yerinde müdahalenin mümkün olmadığı durumlarda aracın hangi servise götürüleceği, nakil bedelinin nasıl belirleneceği ve yüklü aracın durumunun nasıl değerlendirileceği açıklanmalıdır.
Hizmetin Sunulduğu Yer Nasıl Belirlenmeli?
Atölyede Servis Hizmeti
Atölye hizmetinde araçların fiziksel ölçülerine, ağırlığına ve teknik sistemlerine uygun çalışma imkânı sorgulanmalıdır. Servisin genel olarak ağır vasıtaya hizmet vermesi, filodaki her araç ve ekipmanda yeterli olduğu anlamına gelmez. Teşhis donanımı, personelin ilgili sistemlerdeki deneyimi ve dışarıdan alınacak uzman hizmetler hakkında açıklama istenmelidir.
Araç kabul saatleri, park ve bekleme alanları, yüklü araç kabul koşulları ve teslim organizasyonu da seçimde önem taşır. Randevunun araç kabulünü mü yoksa çalışmanın başlamasını mı ifade ettiği özellikle netleştirilmelidir.
İşletme Sahasında Planlı Bakım
Yerinde bakım, uygun işlemlerin işletmenin sahasında planlanmasına imkân verebilir. Ancak her bakım ve onarımın bu şekilde yapılabileceği kabul edilmemelidir. Servis, sahada gerçekleştirebileceği işleri ve atölyeye aktarılacak işlemleri önceden belirtmelidir.
Çalışma alanının uygunluğu, servis aracının erişimi, araçların hazır bulundurulması ve ortaya çıkan atıkların nasıl yönetileceği taraflar arasında kararlaştırılmalıdır. Saha koşulları nedeniyle işlem yapılamazsa randevu, ulaşım ve atölyeye sevk koşullarının nasıl değişeceği de teklif kapsamında açıklanmalıdır.
Araç, Dorse ve Üst Ekipman Kapsamı
Çekici veya kamyon için yapılan anlaşmanın dorseyi, soğutma ünitesini, damper sistemini ya da araç üstü yükleme platformunu kapsadığı varsayılmamalıdır. Her ekipman için bakım sorumluluğu, servis sağlayıcısı ve kayıt düzeni ayrı tanımlanmalıdır. Frigorifik araçlarda kasa, soğutma ünitesi ve sıcaklık takip sistemi de aynı hizmet kalemi gibi değerlendirilmemelidir.
Farklı teknik yapılara sahip araçların bulunduğu filolarda servis yeterliliği araç bazında sorgulanmalıdır. Elektrikli araçlar için sunulan kapsamın ilgili güç aktarım ve enerji depolama bileşenlerini içerip içermediği ayrıca açıklanmalıdır. Bir araç grubunda sunulan hizmetin bütün filoya aynı koşullarla uygulanacağı kabul edilmemelidir.
Teklifte Dâhil ve Hariç Kalemler
Karşılaştırmanın temelini yazılı hizmet kapsamı oluşturur. Servislerden aynı araç listesini ve aynı ihtiyaç açıklamasını esas alan teklifler isteyin. Farklı kapsamlarla hazırlanmış toplam bedeller, hizmetlerin gerçek karşılığını göstermeyebilir.
- Planlı bakımlara ait işçilik, parça ve sarf malzemeleri.
- Arıza teşhisi ve kapsam belirlemek için gereken incelemeler.
- Aşınan parçalar ile anlaşma başlangıcında mevcut eksikler.
- Mobil servis ulaşımı, mesai dışı çalışma ve bekleme.
- Çekme, kurtarma, nakil ve teslim noktası koşulları.
- Dışarıdan alınan uzmanlık hizmetleri ve ekipman işlemleri.
- Kayıt paylaşımı, dönemsel raporlama ve varsa sistem erişimi.
Bedelin araç başına, kullanım miktarına veya işlem bazına göre nasıl hesaplandığı anlaşılır olmalıdır. Kilometre tahmini değiştiğinde, araç filodan çıktığında veya yeni araç eklendiğinde uygulanacak yöntem yazılmalıdır. Anlaşmanın süresi, yenileme koşulları, bedel güncelleme yöntemi ve sona erdirme hâlindeki hesaplaşma da değerlendirilmelidir.
Randevu ve Müdahale Süreleri Nasıl Yazılmalı?
Çağrıya dönüş, servisin yönlendirilmesi, aracın kabulü, teşhise başlanması ve onarımın tamamlanması farklı aşamalardır. Tek bir “müdahale süresi” ifadesi bunların hangisini anlattığını göstermeyebilir. Sürenin başlangıç noktası, geçerli olduğu bölge ve çalışma saatleri açıkça belirtilmelidir.
Bir hedef müdahale süresi, sözleşmede açıkça taahhüt edilen süreyle aynı anlamda kullanılmamalıdır. Süre taahhüdü varsa hangi şartlarda geçerli olduğu ve karşılanmadığında uygulanacak düzenleme incelenmelidir. Parça temini veya ek inceleme gerektiren işlerde teslim tahmininin nasıl güncelleneceği de sorulmalıdır.
Yoğun sefer programıyla çalışan nakliyat firmaları için bakım randevularının araçların dönüş saatleriyle eşleştirilmesi önemlidir. Bununla birlikte öncelikli randevu ifadesi, aracın beklemeden onarılacağı yönünde kesin bir vaat olarak yorumlanmamalıdır.
İlave İşlem ve Parça Değişimi Onayı
Ön değerlendirme sırasında bildirilen iş kapsamı, ayrıntılı inceleme sonrasında değişebilir. Bu nedenle ilave işlem onayı için uygulanacak yöntem anlaşmada yer almalıdır. Servisin bulguyu nasıl bildireceği, hangi açıklamaları sunacağı ve kimden onay alacağı belirlenmelidir.
İlave teklif; önerilen işlemi, gerekçesini, kullanılacak parçanın teknik tanımını ve teslim planına etkisini içermelidir. Onay yetkisi olmayan sürücünün bilgilendirilmesi ile işletme adına işlem onaylanması birbirinden ayrılmalıdır. Telefonla görüşülen kararların iş emrine veya üzerinde uzlaşılan kayıt kanalına aktarılması, sonradan kontrolü kolaylaştırır.
Parça ve işçilik için sunulan garanti koşulları varsa bunların kapsamını yazılı isteyin. Servis anlaşmasının mevcut araç garantisiyle ilişkisi hakkında genel kabuller yerine, ilgili araç belgeleri ve anlaşma şartları üzerinden açıklama alın.
İş Emri, Teslim ve Kayıt Paylaşımı
Her servis ziyaretinde araç bilgileri, kabul kilometresi, bildirilen ihtiyaç, onaylanan işler ve yapılan işlemler ilişkilendirilebilir biçimde kaydedilmelidir. Kullanılan parçaların ve ürünlerin teknik tanımları ile tamamlanmayan işler raporda bulunmalıdır. Servis teslim belgesi, yalnızca fatura toplamını gösteren bir kayıtla sınırlı kalmamalıdır.
Teslim sırasında işletme temsilcisi, belgeler üzerinden onaylanan işlemlerle tamamlanan işleri karşılaştırabilir. Bildirilen eksiklerin durumunu, sonraki bakım önerisini ve varsa kullanım öncesi servis açıklamalarını öğrenebilir. Görünür hasar veya yeni bir uyarı fark edilirse servise bildirilmelidir. Bu genel gözlemler, teknik uygunluk değerlendirmesinin yerine geçmez.
Dönemsel raporlarda araç bazında bakım tarihleri, tekrar eden başvurular, bekleyen işler ve kapsam dışı işlemler izlenebilir. Kayıtların hangi sıklıkla paylaşılacağı, kimlerin erişeceği ve anlaşma bittiğinde geçmiş kayıtların nasıl teslim edileceği baştan belirlenmelidir.
Servis Seçiminde Sık Yapılan Hatalar
- En düşük toplam bedeli, kapsamları eşitlemeden tercih etmek.
- Planlı bakım anlaşmasına bütün arıza ve yol yardım hizmetlerinin dâhil olduğunu düşünmek.
- Dorse ve araç üstü ekipmanları araç listesinde belirtmemek.
- Destek bölgesini yalnızca servis merkezinin adresinden çıkarmak.
- İlave işlemleri onaylayacak kişileri ve kayıt yöntemini belirlememek.
- Araç ekleme, çıkarma ve anlaşma sonlandırma koşullarını incelememek.
Sık Sorulan Sorular
Karma bir filo için tek servis anlaşması yapılabilir mi?
Tek çerçeve altında hizmet alınması değerlendirilebilir. Ancak her araç grubunun kapsamı, teknik yeterlilik koşulları ve gerektiğinde kullanılacak farklı servis noktaları ayrı açıklanmalıdır.
Yol yardım bulunan pakette çekici hizmeti de bulunur mu?
Bu durum anlaşmaya bağlıdır. Çağrı organizasyonu, yerinde hizmet ve nakil farklı kalemler olabilir. Naklin kapsamı, mesafe koşulları ve ek bedel doğurabilecek durumlar yazılı kontrol edilmelidir.
Anlaşma sürerken araç sayısı değişirse ne yapılmalı?
Yeni araçların kabul incelemesi, kapsam başlangıcı ve filodan çıkan araçların hesaplaşması için belirlenen yöntem uygulanmalıdır. Bu işlemlerin hangi belgelerle ve hangi tarihten itibaren geçerli olacağı anlaşmada bulunmalıdır.
Servis veya yol yardım hizmeti arayan kişi ve işletmeler ile bu hizmetleri sunan firmalar, Nakliyatilan.com’a üye olarak nakliyat ilanları yayımlayabilir ve ilgili kişilerle iletişim kurabilir. Araç listesini, hizmet bölgesini ve beklenen kapsamı açıkça paylaşmak, tarafların ihtiyaçlarını değerlendirmesini kolaylaştırır.