Okul veya eğitim kurumu taşırken sınıf mobilyaları, kitaplar, arşivler ve teknik ekipman farklı biçimde hazırlanmalıdır. Yeni binada hangi alanların önce kullanılacağı da teslim sırasını belirler. Kurumunuz bölüm bazında envanter çıkarıp taşıma takvimini eğitim faaliyetleriyle uyumlu kurarsa firmalardan daha açık teklifler alabilir.
Bölüm Bazında Envanter Nasıl Hazırlanır?
Sınıfları, idari ofisleri, kütüphaneyi, depoları ve varsa uygulama alanlarını ayrı gruplarda listeleyin. Masa, sandalye, dolap, kitap ve teknik ekipman için yaklaşık miktarları belirtin. Sökülmesi gereken mobilyaları, kırılabilir parçaları ve yeni binada belirli bir odaya yerleştirilecek eşyaları işaretleyin.
Eski ve yeni binaların katlarını, asansörlerini, yükleme alanlarını ve araç girişlerini kontrol edin. Dar geçişler veya yalnızca belirli saatlerde kullanılabilecek alanlar varsa firmaya bildirin. Yeni binadaki odaları önceden adlandırıp kolileri bu adlara göre etiketlemek teslimi kolaylaştırır.
Ağır dolapların kaldırılması ve yüksek kattan indirilmesi gibi riskli işleri kurum personelinin kendi başına yapmasını planlamayın. Uygun ekipman ve profesyonel destek ihtiyacını envanterle birlikte paylaşın.
Taşıma Takvimi Eğitim Düzeniyle Nasıl Uyumlu Kurulur?
Kurumunuzun eski binayı ne zamana kadar kullanacağını ve yeni binaya hangi tarihte erişebileceğini belirleyin. Eğitim faaliyetleri sürecekse hangi sınıfların veya idari alanların kullanımda kalacağını planlayın. Taşıma saatlerini ve ekiplerin kullanacağı güzergâhları kurum sorumlularıyla birlikte kararlaştırın.
- Her bölümün taşınabileceği zaman aralığını belirleyin.
- Yeni binada önce gerekli olacak eşyaları listeleyin.
- Mobilya kurulumu ve koli teslimi için sıra oluşturun.
- Her bölümün teslim kontrolünü yapacak kişiyi görevlendirin.
Taşıma aşamalı yapılacaksa her aşamaya ayrı eşya listesi hazırlayın. Firma ile araç ve ekip planını bu listelere göre görüşün. Takvim değiştiğinde güncel bilgiyi hem kurum içindeki sorumlulara hem de firmaya iletin. Böylece kullanımda kalması gereken bir alanın erken boşaltılması önlenebilir.
Kitaplar, Arşivler ve Teknik Ekipman Nasıl Planlanır?
Kitapları gidecekleri kütüphane veya sınıfa göre gruplandırın. Kolilerin taşınabilir biçimde hazırlanması ve içeriklerinin etiketlenmesi için paketleme sorumlularını belirleyin. Arşivlerde hangi birimin hangi paketleri teslim alacağını yazın; erişimi sınırlı içeriklerin hazırlanmasını kurumunuzun ilgili personeli yönetmelidir.
- Her koli grubunun yeni binadaki yerini belirtin.
- Teknik ekipmanın hazırlanmasını ilgili personele danışın.
- Alınış ve teslim sırasında sayım yöntemini belirleyin.
- Geçici depolama gerekiyorsa geri teslim sırasını sorun.
Taşıma firmasının teknik ekipmanı söküp yeniden kuracağını varsaymayın. Fiziksel taşıma, bağlantıların ayrılması ve yeniden kullanıma hazırlama işlerinin sorumlularını ayrı ayrı tanımlayın. Kırılabilir malzemelerin nasıl paketleneceğini ve araç içinde nasıl korunacağını firmadan öğrenin.
Firma Tekliflerini Nasıl Karşılaştırırsınız?
Görüştüğünüz firmalara aynı bölüm envanterini, bina bilgilerini ve taşıma takvimini iletin. Yazılı tekliflerde paketleme, mobilya sökme ve kurma, yükleme, taşıma, boşaltma ve odalara yerleştirme işlerini karşılaştırın. Bir teklif yalnızca kolileri yeni binaya bırakmayı kapsarken diğeri bölüm bazında dağıtımı içerebilir.
Firmanın operasyon sorumlusunu, araç ve ekip uygunluğunu ve çok bölümlü taşımalardaki çalışma biçimini sorun. Sigorta sunuluyorsa kapsamını ve hasar bildirim yolunu öğrenin. Faaliyetin niteliğine uygun yetki belgesi hakkında bilgi isteyebilirsiniz. K1, yurt içi ticari eşya taşımacılığı yetki belgesidir. Güncel şartlar için Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı veya ilgili resmi kurumun güncel duyurularına bakılmalıdır.
Yalnızca teklif tutarına göre karar vermeyin. Kurumunuzun üstleneceği işler, bölüm bazında teslim ve takvime uyum da seçimde önemlidir. Firma kesinleştiğinde adresleri, envanteri, hizmet kapsamını, ödeme koşullarını ve irtibat kişilerini yazılı olarak teyit edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Okul taşıması tek aşamada mı yapılmalı?
Bu, eşya miktarına, binaların hazırlık durumuna ve kurumunuzun faaliyet takvimine bağlıdır. Öncelikli alanları belirleyerek tek aşamalı ve aşamalı planları değerlendirin.
Kitapları taşıma firması paketleyebilir mi?
Firma paketleme hizmeti sunabilir. Kitapların nasıl gruplandırılacağını, malzemeleri kimin sağlayacağını ve bu işin teklife dahil olup olmadığını sorun.
Teknik ekipman kurulumu taşıma hizmetine dahil midir?
Bunu varsaymayın. Sökme, fiziksel taşıma ve yeniden kurulum sorumlularını kurumunuzun teknik personeliyle birlikte belirleyin.
Sonuç
Kurumunuz taşıma planına bölüm bazında envanter ve eğitim takvimine uygun teslim sırasıyla başlamalıdır. Uygun ofis taşıma firmaları seçeneklerini inceleyin. Birden fazla nakliyat firmaları ile aynı kapsam üzerinden görüşüp yazılı teklif alın; kitap veya mobilyalar geçici alanda tutulacaksa eşya depolama koşullarını da sorun.