Ofis taşıma için alınacak teklif sayısını belirlerken amaç, mümkün olduğunca çok yanıt toplamak değil, işletmenizin ihtiyaçlarını karşılayabilecek firmaları karşılaştırmaktır. Tek bir teklif hizmet farklarını görmenizi zorlaştırabilir. Birkaç firmaya aynı envanteri ve zaman beklentisini ilettiğinizde hem operasyon planlarını hem de teklif kapsamlarını değerlendirebilirsiniz.
Kaç Firmayla Görüşmek Uygun Bir Başlangıçtır?
Üç farklı firmayla görüşmek çoğu ofis taşınmasında karşılaştırma yapmak için bir başlangıç olabilir. Bu sayı kesin bir kural değildir. Aldığınız teklifler belirsizse, firmalar istediğiniz tarihte uygun değilse veya taşımanız özel ekipman gerektiriyorsa aramayı genişletin. Önemli olan işletmenizin ihtiyaçlarına gerçekten yanıt veren seçenekler bulmaktır.
Küçük bir ofisin hazırlanıp taşınmasıyla birden fazla bölümün aşamalı olarak taşınması aynı planı gerektirmez. Çok sayıda ekipman, arşiv veya farklı teslim noktası varsa firmaların operasyon yaklaşımını daha ayrıntılı inceleyin. Yeterli seçenek oluştuğunda yalnızca teklif sayısını artırmak için kararınızı ertelemeyin.
Firmaları ilk görüşmede elemek için taşınma tarihi, lokasyonlar, yaklaşık envanter ve istenen hizmetleri paylaşın. İşi üstlenemeyecek firmalardan ayrıntılı teklif beklemek hem sizin hem de onların zamanını kullanır.
Karşılaştırılabilir Teklif İçin Ne Hazırlamalısınız?
Mobilyaları, çalışma ekipmanlarını, arşivleri ve özel korunması gereken varlıkları ayrı gruplar halinde listeleyin. Eski ve yeni adresleri, katları, asansör durumunu ve yükleme alanlarına erişimi belirtin. Birden fazla lokasyona teslim yapılacaksa hangi varlığın nereye gideceğini açıkça gösterin.
- Tercih edilen taşıma tarihini ve erişim saatlerini paylaşın.
- Paketleme ile mobilya sökme ve kurma ihtiyacını belirtin.
- Önce teslim edilmesi gereken ekipmanları işaretleyin.
- İşletme personelinin üstleneceği işleri tanımlayın.
Aynı iş tanımını bütün firmalara gönderin. Bir firmaya arşiv paketlemesi istediğinizi söyleyip diğerine söylemezseniz teklifler farklı hizmetleri kapsar. Envanter değişirse görüştüğünüz firmaların tamamına güncel bilgiyi iletin.
Tekliflerde Hangi Farkları İncelemelisiniz?
Yazılı tekliflerde paketleme malzemeleri, etiketleme, yükleme, taşıma, boşaltma ve yeni ofiste yerleştirme işlerini karşılaştırın. Mobilya sökme ve kurma ya da ekipmanın belirlenen bölümlere teslimi ayrı hizmetler olarak ele alınabilir. Genel bir “ofis taşıma” ifadesi bu ayrıntıları açıklamıyorsa firmadan kapsamı netleştirmesini isteyin.
- Teklifin güncel envantere göre hazırlandığını doğrulayın.
- Dahil olan ve kapsam dışında kalan işleri belirleyin.
- Önerilen zaman çizelgesini işletmenizin çalışma planıyla karşılaştırın.
- Değişikliklerin ve ödeme koşullarının nasıl ele alınacağını sorun.
En düşük teklif her zaman işletmeniz için en uygun teklif değildir. Bir firma paketlemeyi ve bölüm bazında yerleştirmeyi üstlenirken diğeri bu işleri personelinize bırakabilir. Farkları görünür hale getirdikten sonra hangi işlerin işletme faaliyetini aksatabileceğini değerlendirin.
Firma Seçiminde Operasyon Planı Neden Önemlidir?
Firma ile taşımanın tek seferde mi, aşamalı mı yapılacağını konuşun. Hangi bölümün ne zaman taşınacağı, yeni ofiste önce neyin kurulacağı ve iş boyunca kimin karar vereceği açık olmalıdır. Bir aksama durumunda işletmenize kimin bilgi vereceğini de öğrenin.
Ağır ekipman veya yüksek kattan indirilecek parçalar için çalışanlarınızın kendi başına taşıma yapmasını planlamayın. Uygun ekipman ve profesyonel destek ihtiyacını firmalarla değerlendirin. Sigorta sunuluyorsa kapsamını ve hasar bildiriminin nasıl yapılacağını yazılı olarak isteyin.
Firmanın açık iletişim bilgilerini ve benzer taşınmalardaki deneyimini sorun. Faaliyetin niteliğine uygun yetki belgesi hakkında bilgi isteyebilirsiniz. K1, yurt içi ticari eşya taşımacılığı yetki belgesidir. Güncel şartlar için Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı veya ilgili resmi kurumun güncel duyurularına bakılmalıdır. Seçimden sonra envanteri, adresleri, zamanı ve sorumluları yazılı olarak teyit edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Üç teklif almak zorunlu mudur?
Hayır. Üç firma, farklı hizmet ve operasyon planlarını görmeniz için bir başlangıç olabilir. Teklifler ihtiyacınızı karşılamıyorsa başka firmalarla da görüşün.
Yerinde inceleme teklif almadan önce gerekli mi?
İşin kapsamına göre yararlı olabilir. Özellikle çok sayıda ekipman veya erişimi zor yükleme alanı varsa firmanın koşulları nasıl değerlendireceğini sorun.
Envanter değişirse mevcut teklifleri karşılaştırabilir miyiz?
Önce güncel envanteri firmalara iletin. Değişikliğin araç, ekip, hizmet kapsamı ve teklif koşullarına etkisini yazılı olarak öğrenin.
Sonuç
İşletmeniz için yeterli sayıda teklif, aynı iş tanımına yanıt veren ve operasyon planı karşılaştırılabilen firmalardan gelmelidir. Başlamak için ofis taşıma firmaları arasındaki seçenekleri inceleyin. Birden fazla nakliyat firmaları ile görüşerek yazılı teklif alın; ek depolama veya dağıtım ihtiyacınız varsa lojistik hizmetleri kapsamını da sorun.