Mimarlık ve mühendislik ofisi taşınırken çalışma masalarıyla birlikte çizimler, maketler ve hassas teknik ekipman da yeni adrese ulaştırılır. Bu varlıkların paketlenmesi ve teslimde doğru proje ekibine yönlendirilmesi için genel bir ofis eşya listesi yeterli olmayabilir. İşletmeniz varlıkları gruplandırıp taşıma firmasının üstleneceği işleri açıkça belirleyerek süreci planlayabilir.
Ofis Envanteri Nasıl Hazırlanır?
Çalışma alanlarını, toplantı odalarını, arşivi ve maket bölümünü ayrı gruplarda listeleyin. Mobilyaları, teknik ekipmanı, basılı çizimleri, maketleri ve diğer proje malzemelerini bulundukları yerle eşleştirin. Yeni ofiste gidecekleri odaları da belirtin.
Büyük çizim dolaplarının, çalışma masalarının ve maketlerin ölçülerini kaydedin. Kırılabilir veya biçimi nedeniyle özel paketleme gerektiren parçaları işaretleyin. Basılı belgelerin hangi proje grubuna ait olduğunu takip etmek için büronuzun kullanacağı bir etiketleme yöntemi belirleyin. İçeriğin taşıma ekibine açılmasını gerektirmeyen paketler hazırlayabilirsiniz.
Eski ve yeni ofisin katlarını, asansörlerini ve araç erişimini firmaya bildirin. Ağır dolapları veya yüksek kattan indirilecek ekipmanı çalışanlarınızın kendi başına taşımasını planlamayın; uygun ekipman ve profesyonel destek isteyin.
Çizimler ve Maketler Nasıl Planlanır?
Basılı çizimleri ölçülerine ve saklama biçimlerine göre ayırın. Katlanmaması veya baskı altında kalmaması gereken malzemeleri açıkça belirtin. Maketler için hassas parçaları ve mevcut durumlarını büronuzun ilgili proje ekipleriyle kontrol edin. Firmadan bunları nasıl paketleyip araçta koruyacağını anlatmasını isteyin.
- Her çizim ve maket grubunun teslim sorumlusunu belirleyin.
- Paketleme malzemelerini kimin sağlayacağını sorun.
- Özel biçimli parçaların araçta nasıl yerleştirileceğini öğrenin.
- Alınış ve teslim kontrolü için güncel liste kullanın.
Bir maketin sökülmesi gerekiyorsa hangi parçaları proje ekibinizin hazırlayacağını ve firmanın neleri taşıyacağını ayırın. Yeni ofiste yeniden birleştirme işinin taşıma hizmetine dahil olduğunu varsaymayın. Bu ayrıntıları teklif aşamasında yazılı olarak netleştirin.
Teknik Ekipman ve Çalışma Alanları Hangi Sırayla Taşınır?
İşletmenizin devam eden projeleri için hangi çalışma alanlarının önce hazır olması gerektiğini belirleyin. Teknik ekipmanın bağlantılarının ayrılması, fiziksel olarak taşınması ve yeniden kurulması farklı işlerdir. İlgili teknik personelin görevlerini ve taşıma ekibinin sorumluluklarını ayrı ayrı planlayın.
- Yeni ofisin hazır olan bölümlerini belirleyin.
- Öncelikli çalışma ekipmanını ve mobilyayı listeleyin.
- Arşiv, çizim ve maketler için teslim sırası oluşturun.
- Her bölümün teslim kontrolünü yapacak kişiyi görevlendirin.
Aşamalı taşıma planlıyorsanız hangi ekipmanın eski ofiste kullanılmaya devam edeceğini firmaya bildirin. Araç ve ekip planı bu bilgilere göre hazırlanmalıdır. Yeni adresin erişim zamanı değişirse güncel takvimi bütün sorumlularla paylaşın.
Firma Teklifleri Nasıl Karşılaştırılır?
Görüştüğünüz firmalara aynı oda envanterini, adres koşullarını ve taşıma takvimini iletin. Yazılı tekliflerde paketleme, mobilya sökme ve kurma, yükleme, taşıma, boşaltma ve yeni ofiste yerleştirme işlerini ayrı ayrı inceleyin. Maketler veya büyük çizimler için önerilen özel paketleme yöntemini de sorun.
Firmanın operasyon sorumlusunu, hassas varlıklarla çalışma yaklaşımını ve teslim kontrolüne nasıl katılacağını öğrenin. Sigorta sunuluyorsa kapsamını ve hasar bildirim yolunu inceleyin. Faaliyetin niteliğine uygun yetki belgesi hakkında bilgi isteyebilirsiniz. K1, yurt içi ticari eşya taşımacılığı yetki belgesidir. Güncel şartlar için Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı veya ilgili resmi kurumun güncel duyurularına bakılmalıdır.
Yalnızca teklif tutarını karşılaştırmayın. Büronuzun üstleneceği paketleme işleri, proje malzemelerinin korunması ve öncelikli çalışma alanlarının teslim zamanı da önemlidir. Seçimden önce güncel envanteri, yapılacak işleri, ödeme koşullarını ve iletişim kişilerini yazılı olarak teyit edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Maketleri taşıma firması paketleyebilir mi?
Firmanın sunduğu hizmete bağlıdır. Maketin hassas bölümlerini proje ekibinizle belirleyin ve paketleme yöntemini firmadan yazılı olarak öğrenin.
Teknik ekipmanın kurulumu taşıma hizmetine dahil midir?
Bunu varsaymayın. Bağlantıların ayrılması, fiziksel taşıma ve yeniden kurulum için ayrı sorumlular belirleyin.
Proje çalışmaları sürerken taşınma yapılabilir mi?
Öncelikli ekipman ve çalışma alanlarını belirleyerek aşamalı bir plan değerlendirilebilir. Her aşamanın envanterini ve teslim zamanını firmayla netleştirin.
Sonuç
İşletmeniz çizim, maket ve teknik ekipmanı ayrı gruplandırıp teslim sorumlularını belirleyerek taşınmaya hazırlanmalıdır. Uygun ofis taşıma firmaları seçeneklerini inceleyin. Birden fazla nakliyat firmaları ile aynı envanter üzerinden görüşüp yazılı teklif alın; proje arşivi geçici olarak saklanacaksa eşya depolama koşullarını da değerlendirin.