Kütüphane taşımada kitapların yeni adrese ulaşması kadar koleksiyon içindeki yerlerinin korunması da önemlidir. Raflar, arşivler, çalışma alanları ve teknik ekipman farklı aşamalarda hazırlanabilir. Kurumunuz mevcut yerleşimi kaydedip yeni mekândaki raf düzenini belirlerse taşıma firmasına açık bir iş tanımı verebilir.
Koleksiyon ve Eşya Envanteri Nasıl Hazırlanır?
Kitap koleksiyonlarını mevcut bölüm ve raf düzenine göre gruplandırın. Süreli yayınları, arşiv malzemelerini, çalışma masalarını, rafları ve teknik ekipmanı ayrı listelerde gösterin. Her grubun yeni kütüphanede hangi alana gideceğini belirleyin. Özel korunması gereken eserler varsa bunları kurumunuzun ilgili uzmanları ayrı değerlendirmelidir.
Kolilerin hangi raf aralığından alındığını ve yeni adreste nereye yerleştirileceğini gösteren bir etiketleme yöntemi oluşturun. Kolilerin ağırlığını taşıma sırasında yönetilebilir tutacak paketleme planını firmayla görüşün. Kitapların sıralamasını yalnızca ekip üyelerinin hafızasına bırakmayın; alınış ve teslimde aynı listeyi kullanın.
Eski ve yeni binaların katlarını, asansörlerini ve yükleme alanlarını kontrol edin. Ağır rafların sökülmesi veya yüksekten indirilmesi gibi riskli işleri kütüphane personelinin kendi başına yapmasını planlamayın; uygun ekipman ve profesyonel destek isteyin.
Raflar ve Kitaplar Hangi Sırayla Taşınmalı?
Yeni mekânda rafların kurulacağı alanların ne zaman hazır olacağını öğrenin. Raflar yerleştirilmeden kitapların tamamının teslim edilmesi, geçici yığılma ve yeniden taşıma ihtiyacı doğurabilir. Raf kurulumu, koleksiyon teslimi ve yerleştirme işlerini ayrı aşamalar olarak planlayın.
- Yeni alanın raf ve bölüm planını hazırlayın.
- Her koleksiyon grubunu yeni konumuyla eşleştirin.
- Rafların sökülme ve kurulma sırasını belirleyin.
- Kolilerin teslimini bölüm sorumlularıyla kontrol edin.
Kütüphane taşınma sırasında kısmen hizmet verecekse kullanımda kalacak koleksiyonları işaretleyin. Aşamalı taşıma planında hangi bölümün ne zaman kapanacağını ve kitapların ne zaman alınacağını firmayla paylaşın. Yeni adrese erişim veya raf hazırlığı değişirse teslim planını da güncelleyin.
Nadir Eserler ve Arşivler Nasıl Planlanır?
Hassas koleksiyonların seçimini ve taşınmaya hazırlanmasını kurumunuzun ilgili uzmanları yönetmelidir. Firma bu malzemeleri paketleyecekse kullanılacak yöntemi ve gözetim sorumlularını önceden belirleyin. Kapalı paketleri taşıyacaksa alınış ve teslimde kimin kontrol yapacağını yazılı plana ekleyin.
- Hassas grupların ayrı envanterini hazırlayın.
- Paketleme malzemelerini ve sorumlularını belirleyin.
- Aktarma veya geçici depolama varsa koşullarını sorun.
- Eksik veya hasarlı teslimde iletişim yolunu netleştirin.
Her eserin aynı koşullarda saklanabileceğini varsaymayın. Geçici depolama gerekirse kurumunuzun uzmanlarının belirlediği ihtiyaçları firmaya iletin. Sigorta sunuluyorsa taşıma ile depolama aşamalarındaki kapsamı ayrı ayrı inceleyin.
Firma Teklifleri Nasıl Karşılaştırılır?
Görüştüğünüz firmalara aynı bölüm envanterini, raf planını, adres koşullarını ve taşıma takvimini verin. Yazılı tekliflerde raf sökme ve kurma, kolileme, etiketleme, yükleme, taşıma, boşaltma ve raflara yerleştirme işlerini ayrı ayrı karşılaştırın. Bir firma kolileri teslim alanına bırakırken diğeri bölümlere dağıtmayı üstlenebilir.
Firmanın operasyon sorumlusunu, büyük raflarla ve hassas malzemelerle çalışma yaklaşımını sorun. Faaliyetin niteliğine uygun yetki belgesi hakkında bilgi isteyebilirsiniz. K1, yurt içi ticari eşya taşımacılığı yetki belgesidir. Güncel şartlar için Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı veya ilgili resmi kurumun güncel duyurularına bakılmalıdır.
Yalnızca teklif tutarına değil, koleksiyon sırasının ve teslim kayıtlarının nasıl korunacağına bakın. Seçimden önce güncel envanteri, yapılacak işleri, ödeme koşullarını ve bölüm sorumlularını yazılı olarak teyit edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Kitapları taşıma firması kolileyebilir mi?
Firma bu hizmeti sunabilir. Koleksiyonların nasıl gruplandırılacağını kurumunuz belirlemeli; kolileme ve etiketleme sorumlulukları teklifte açık olmalıdır.
Rafların kurulumu teklife dahil midir?
Bunu varsaymayın. Sökme, fiziksel taşıma, kurma ve kitapları raflara yerleştirme işlerini ayrı ayrı sorun.
Kütüphane açıkken aşamalı taşıma yapılabilir mi?
Kurumunuzun hizmet planına göre değerlendirilebilir. Kullanımda kalacak koleksiyonları ve her bölümün taşıma zamanını firmayla netleştirin.
Sonuç
Kurumunuz koleksiyonları mevcut ve yeni raf konumlarıyla eşleştirip taşıma etaplarını buna göre hazırlamalıdır. Uygun lojistik hizmetleri seçeneklerini inceleyin. Birden fazla nakliyat firmaları ile aynı kapsam üzerinden görüşüp yazılı teklif alın; koleksiyonlar geçici alanda tutulacaksa eşya depolama koşullarını da değerlendirin.