Çağrı merkezi taşınırken çok sayıda çalışma istasyonu, mobilya ve teknik ekipman kısa bir zaman aralığında yeni adrese aktarılabilir. Fiziksel taşımanın sırası, hizmetin hangi ekiplerle sürdürüleceğine ilişkin teknik planla uyumlu olmalıdır. İşletmeniz istasyon envanterini ve sorumluları önceden belirlerse taşıma firmalarından karşılaştırılabilir teklifler alabilir.
İstasyon ve Ekipman Envanteri Nasıl Hazırlanır?
Çalışma masalarını, koltukları, bilgisayarları, diğer iletişim ekipmanını ve ortak alan mobilyalarını ayrı gruplarda listeleyin. Her istasyonun eski konumunu ve yeni adresteki yerini belirtin. Sökülmesi gereken mobilyaları ve özel korunacak cihazları ayrıca işaretleyin.
Teknik ekipmanın bağlantılarının ayrılması, fiziksel olarak taşınması ve yeniden kurulması farklı işlerdir. Hangi aşamayı işletmenizin teknik ekibinin, hangisini taşıma firmasının üstleneceğini açıkça belirleyin. Firma teklifinde teknik kurulumun bulunduğunu yalnızca “ofis taşıma” ifadesinden çıkarmayın.
Her iki adresin katlarını, asansörlerini, yükleme alanlarını ve araç erişimini kontrol edin. Ağır mobilyaları veya yüksek kattan indirilecek parçaları çalışanlarınızın kendi başına taşımasını planlamayın; uygun ekipman ve profesyonel destek isteyin.
Hizmet Takvimiyle Taşıma Nasıl Eşleştirilir?
İşletmeniz hangi ekiplerin eski adreste ne zamana kadar çalışacağını ve yeni adreste hangi istasyonların önce hazır olması gerektiğini belirlemelidir. Tüm alanları aynı anda boşaltmak gerekmiyorsa aşamalı taşıma planı oluşturun. Her etapta taşınacak masa, koltuk ve cihazları ayrı bir listeyle firmaya bildirin.
- Yeni adresin hazır istasyon alanlarını belirleyin.
- Önce taşınacak ekipleri ve eşyaları listeleyin.
- Teknik hazırlıkla fiziksel taşıma zamanlarını eşleştirin.
- Her etabın teslim kontrolünü yapacak kişiyi görevlendirin.
Taşınma saatini belirlerken yalnızca aracın uygunluğuna bakmayın. Yeni adrese erişim, ekipman kurulumu ve işletmenizin çalışma düzeni birlikte değerlendirilmelidir. Hizmetin nasıl sürdürüleceğine dair kararları işletmenizin operasyon ve teknik ekipleri vermeli; firma bu plana uygun fiziksel taşıma önermelidir.
Ekipman ve Çalışma Alanları Nasıl Korunur?
Firmadan cihazların, ekranların ve mobilyaların nasıl paketleneceğini sorun. İstasyonlara ait parçaların karışmaması için işletmenizin teknik ekibiyle bir etiketleme yöntemi belirleyin. Paketleme ve yükleme sırasında hangi ekibin gözetim sağlayacağını, yeni adreste teslimi kimin kabul edeceğini de netleştirin.
- Paketleme malzemelerini kimin sağlayacağını öğrenin.
- Her istasyonun parçalarını aynı kayıtla eşleştirin.
- Alınış ve teslim sayımının sorumlusunu belirleyin.
- Bir gecikmede kimin bilgi vereceğini sorun.
Cihazların içeriğine ve sistemlere erişim işletmenizin yetkili personelince yönetilmelidir. Taşıma firmasının erişim gerektirmeden fiziksel taşıma yapacağı bir kapsam planlıyorsanız bunu yazılı olarak belirtin. Sigorta sunuluyorsa kapsamını ve hasar bildirim koşullarını inceleyin.
Taşıma Firması Teklifleri Nasıl Karşılaştırılır?
Görüştüğünüz firmalara aynı güncel istasyon envanterini, adres koşullarını ve etap takvimini iletin. Yazılı tekliflerde mobilya sökme ve kurma, paketleme, yükleme, taşıma, boşaltma ve istasyon alanlarına yerleştirme işlerini ayrı ayrı kontrol edin. Teknik ekipmanın yeniden kurulumu gerekiyorsa bunun sorumlusunu açıkça yazın.
Firmanın araç ve ekip planını, operasyon sorumlusunu ve çok sayıda istasyonu aşamalı taşıma yaklaşımını sorun. Faaliyetin niteliğine uygun yetki belgesi hakkında bilgi isteyebilirsiniz. K1, yurt içi ticari eşya taşımacılığı yetki belgesidir. Güncel şartlar için Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı veya ilgili resmi kurumun güncel duyurularına bakılmalıdır.
Yalnızca teklif tutarını değil, firmanın işletmenizin hizmet takvimine ve teslim düzenine uyumunu da değerlendirin. Seçtiğiniz firmayla güncel envanteri, her etabın başlangıcını, ödeme koşullarını ve iletişim kişilerini yazılı olarak teyit edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Çağrı merkezi çalışırken aşamalı taşıma yapılabilir mi?
İşletmenizin operasyon ve teknik planına göre değerlendirilebilir. Her etapta hangi istasyonların kullanımda kalacağını belirleyip firmayla paylaşın.
Bilgisayarların kurulumu teklife dahil midir?
Bunu varsaymayın. Bağlantıların ayrılması, fiziksel taşıma ve yeniden kurulum işlerinin sorumlularını ayrı ayrı belirleyin.
İstasyon parçaları nasıl takip edilir?
İşletmenizin teknik ekibiyle her istasyonun parçalarını eşleştiren bir envanter oluşturun. Alınış ve teslim sırasında aynı listeyi kullanın.
Sonuç
İşletmeniz istasyon envanterini ve hizmet takvimini hazırlayıp teknik işlerle fiziksel taşımanın sorumlularını ayırmalıdır. Uygun ofis taşıma firmaları seçeneklerini inceleyin. Birden fazla nakliyat firmaları ile aynı etap planı üzerinden görüşüp yazılı teklif alın; ekipman geçici alanda tutulacaksa eşya depolama koşullarını da değerlendirin.