Banka şubesi taşımada mobilyaların yeni adrese ulaşması kadar ekipmanın, arşivlerin ve erişimi sınırlı alanlardaki eşyaların doğru ekiplere teslim edilmesi de önemlidir. Kurumunuz önce hangi varlıkların taşınacağını ve kimlerin bunlara erişebileceğini belirlemelidir. Taşıma firmasının işi ise bu plana uygun fiziksel taşıma hizmetini açık bir kapsamla sunmaktır.
Şube Envanteri Nasıl Hazırlanır?
Çalışma alanlarındaki mobilyaları, bilgi işlem ekipmanını, arşivleri ve ortak alan eşyalarını ayrı gruplarda listeleyin. Büyük parçaların ölçülerini, bulundukları katları ve yeni şubede gidecekleri alanları belirtin. Sökülmesi veya özel korunması gereken ekipmanı kurumunuzun ilgili teknik ekibiyle belirleyin.
Erişimi sınırlı alanlarda bulunan varlıkları genel taşıma listesinden ayrı yönetin. Hangi eşyaların firma ekibine teslim edilebileceğine, hangilerinin kurum personelinin gözetiminde hazırlanacağına kurumunuz karar vermelidir. Arşivlerin ve ekipmanın alınış ile tesliminde kullanılacak kayıt yöntemini de önceden belirleyin.
Eski ve yeni adreslerin yükleme alanlarını, asansörlerini ve araç erişimini kontrol edin. Ağır ekipmanın kaldırılması veya yüksek kattan indirilmesi gibi riskli işleri şube personelinin kendi başına yapmasını planlamayın; uygun ekipman ve profesyonel destek isteyin.
İş Sürekliliği İçin Taşıma Takvimi Nasıl Kurulur?
Şubenin eski adreste ne zamana kadar faaliyet göstereceğini ve yeni adreste hangi alanların ne zaman hazır olacağını belirleyin. Önce kurulması gereken çalışma alanlarını ve bunlara ait mobilyaları işaretleyin. Ekipmanın taşınmasıyla yeniden kullanıma hazırlanmasını ayrı aşamalar olarak ele alın; teknik işlemlerin sorumlusunu kurumunuz içinde netleştirin.
- Her bölümün taşınma ve teslim zamanını belirleyin.
- Öncelikli ekipman ile mobilyaları listeleyin.
- Paketleme, yükleme ve teslim sorumlularını ayırın.
- Yeni adreste kontrolü yapacak kişileri görevlendirin.
Taşıma aşamalı yapılacaksa her aşamada hangi varlıkların eski şubede kalacağını yazın. Bir gecikme olduğunda kimin bilgilendirileceğini ve planın nasıl güncelleneceğini taşıma firmasıyla konuşun. Yalnızca genel bir taşıma tarihi belirlemek, bütün bölümlerin ne zaman hazır olacağını açıklamaz.
Arşiv ve Ekipman Teslimi Nasıl Planlanır?
Arşivleri kurumunuzun belirlediği gruplara göre paketleyin ve her grubun yeni adresteki teslim sorumlusunu tanımlayın. Paketlerin içeriğinin taşıma sırasında gereksiz kişilere açılmaması için erişim ve gözetim görevlerini açıkça belirleyin. Firmanın üstleneceği işin paketleri hazırlamak mı, kapalı paketleri taşımak mı olduğunu yazılı teklifte gösterin.
- Her varlık grubunu teslim alacak kişiyi belirleyin.
- Paketlerin alınış ve teslim kayıtlarını nasıl tutacağınızı kararlaştırın.
- Hassas ekipmanın paketleme yöntemini teknik ekiple görüşün.
- Eksik veya hasarlı teslim fark edilirse muhatabı önceden öğrenin.
Firmanın ekipmanı yeni adreste yalnızca belirlenen alana bırakmasıyla kurulum yapması farklı işlerdir. Kurumunuzun teknik ekipleriyle taşıma ekibinin görevlerini ayırın. Sigorta sunuluyorsa kapsamını ve hasar bildirimi koşullarını inceleyin.
Firma Teklifleri Nasıl Karşılaştırılır?
Görüştüğünüz firmalara aynı envanteri, adres koşullarını ve zaman çizelgesini verin. Yazılı tekliflerde paketleme, mobilya sökme ve kurma, yükleme, taşıma, boşaltma ve bölüm bazında yerleştirme işlerini ayrı ayrı karşılaştırın. Erişimi sınırlı varlıklar için kurumunuzun koyduğu çalışma koşullarını teklif aşamasında paylaşın.
Firmanın açık iletişim bilgilerini, operasyon sorumlusunu ve çok aşamalı kurumsal taşımalara yaklaşımını sorun. Faaliyetin niteliğine uygun yetki belgesi hakkında bilgi isteyebilirsiniz. K1, yurt içi ticari eşya taşımacılığı yetki belgesidir. Güncel şartlar için Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı veya ilgili resmi kurumun güncel duyurularına bakılmalıdır. Kurumunuzun iç güvenlik ve erişim kurallarını da ilgili sorumlularla teyit edin.
Yalnızca teklif tutarına göre karar vermeyin. Firmanın kurumunuzun teslim kayıtlarına, çalışma saatlerine ve sorumluluk ayrımına uygun bir plan sunup sunmadığını değerlendirin. Seçimden önce güncel envanteri, muhatapları, ödeme koşullarını ve değişiklik yöntemini yazılı olarak teyit edin.
Sıkça Sorulan Sorular
Arşivleri taşıma firması paketlemeli mi?
Buna kurumunuzun erişim ve çalışma koşullarına göre karar verin. Firmanın yalnızca kapalı paketleri mi taşıyacağını, yoksa paketleme de yapacağını teklif üzerinde açıkça belirtin.
Teknik ekipmanın kurulumu teklife dahil midir?
Bunu varsaymayın. Sökme, fiziksel taşıma ve yeniden kurulum işlerinin sorumlularını kurumunuzun teknik ekibiyle birlikte belirleyin.
Şube faaliyet gösterirken aşamalı taşıma yapılabilir mi?
Kurumunuzun iş sürekliliği planına göre değerlendirilebilir. Her aşamanın envanterini, çalışma saatlerini ve teslim sorumlusunu firmayla netleştirin.
Sonuç
Kurumunuz şube taşımasını bölüm bazında envanter, erişim sorumluları ve teslim kayıtlarıyla planlamalıdır. Uygun ofis taşıma firmaları seçeneklerini inceleyin. Birden fazla nakliyat firmaları ile aynı kapsam üzerinden görüşüp yazılı teklif alın; taşıma ile geçici saklama birlikte gerekiyorsa lojistik hizmetleri kapsamını da karşılaştırın.